名古屋・愛知の中小企業が生成AIで効率化しやすい業務と始め方

名古屋・愛知には、製造業や建設業、卸売業、サービス業など、さまざまな業種の中小企業があります。業種は違っても、「人手が足りない」「事務作業に時間を取られている」といった悩みは、多くの会社に共通するのではないでしょうか。

生成AI（文章や画像などを新しく作り出すAI）は、こうした事務作業の一部を手伝う道具として使えます。ただ、どんな作業にも向いているわけではない点には注意が必要です。

この記事では、名古屋・愛知の中小企業が生成AIで効率化しやすい業務を、作業の種類ごとに紹介します。最後に、始めるときの進め方もまとめました。

生成AIで効率化しやすい業務の特徴

生成AIが扱いやすいのは、文章の下書き、要約、言い換え、分類、情報の検索といった作業です。どれも、文章を読む、書く、整理する作業だといえます。

効率化しやすい業務には、いくつかの共通点があります。くり返し発生すること、ある程度の型や書式が決まっていること、出力を人が確認できることの3つです。この条件に当てはまる作業は、業種を問わず、どの会社にもあるはずです。

反対に、最終的な判断や責任を伴う作業は、生成AIに任せるのではなく、人が行う前提で考えます。生成AIは、もっともらしいが事実と異なる内容を出力することがあるためです。AIには下書きや下調べを任せ、確認と判断は人が担うという分担が基本になります。

文書作成：メール、社内文書、報告書

最初に取り組みやすいのが、日々の文書作成です。取引先へのメール、社内への通知、日報や報告書など、文章を書く作業はどの部署にもあります。

たとえば、取引先へのお礼や日程調整のメールは、伝えたい要点を箇条で入力すると、生成AIが丁寧な文面の下書きを作ります。担当者は内容を確認して、必要な部分を直してから送るだけです。文章を一から考える時間が減るため、ほかの作業に時間を回せるようになるでしょう。

社内の通知文や、規程の内容を分かりやすく言い換えた説明文の作成にも向いています。同じ内容を、管理職向けと現場向けで書き分けたい場合にも使えます。日報や報告書であれば、作業内容の短いメモをもとに、決まった書式の文章に整える使い方が便利です。書式が社内で統一されていれば、読む側の上長も内容を把握しやすくなるでしょう。

会議と情報共有：議事録や資料の要約

会議の議事録づくりも、生成AIで手間を減らしやすい作業の一つです。会議のメモや文字起こしの文章をもとに、決まったこと、次にやること、担当者を整理した議事録の下書きを作れます。

長い資料の要約にも使えます。取引先から届いた資料や、業界の動向をまとめた文書を短くまとめれば、内容を把握する時間を短くできるはずです。ただし、要約では大切な情報が抜けることもあるため、判断に関わる部分は元の資料で確かめてください。

会議の録音や文字起こしを扱う場合は、社外秘の内容が含まれていないかにも注意が必要です。入力してよい情報の範囲は、使い始める前に決めておきます。

問い合わせ対応と社内の資料探し

お客様や社内からのよくある問い合わせに対して、回答の下書きを作る使い方もあります。過去の回答例や商品の説明資料をもとに、問い合わせの内容に合った回答案を作り、担当者が確認してから返信する形です。

社内の資料探しにも、生成AIを使った仕組みが役立ちます。社内の規程やマニュアル、過去の提案書を検索してから回答を作る仕組みは、RAGと呼ばれます。「この手続きはどうすればよいか」といった質問に、社内の資料をもとに答えられるようになると、詳しい社員に聞きに行く回数を減らせるでしょう。

ただし、社内の資料とつなぐ仕組みは、既製のツールだけでは作れない場合があります。その場合は開発が必要になるため、費用と期間を確認したうえで検討します。

営業と広報：提案書、チラシ、SNSの文章

営業や広報の文章づくりも、生成AIを使いやすい分野です。提案書の構成案、チラシやホームページの文章案、SNSに載せる投稿文の案などを作れます。

たとえば、商品の特徴と読み手を伝えると、生成AIが複数の言い回しの案を出力します。担当者の役割は、その中から使えそうなものを選び、自社の言葉に整えて仕上げることです。一人で考えるより短い時間で、いくつもの案を比べられるようになります。

広告やチラシの文章では、事実と異なる表現や、実際より良く見せる表現が入っていないかに注意が必要です。広告の表現には景品表示法などの決まりがあります。具体的な判断が必要な場合は、最新の情報を公的機関や専門家に確認してください。 広告表示の基本的な考え方は、消費者庁の優良誤認の説明で確認できます。

始めるときの進め方

生成AIで効率化を始めるときは、まず対象の業務を一つに絞ります。ここまでに挙げた業務の中から、社内で時間がかかっている作業を選ぶとよいでしょう。業務の選び方は、AIに任せる業務の選び方で詳しく紹介しています。

次に、入力してよい情報のルールを決めます。顧客の個人情報や社外秘の資料は入力しない、といった基本的な線引きだけでも、最初の段階では十分です。

そのうえで、少人数で一定期間試し、作業時間や出力の品質を記録します。効果が確認できたら、ほかの業務や部署に広げていきましょう。使うツールの機能や料金は変わるため、導入時は公式情報を確認してください。

業種別に考える、最初の使い方

ここでは、名古屋・愛知でも事業を営む中小企業を想定して、業務の分け方を示します。地域の導入実績や効果を示す事例ではありません。同じ業種でも扱う情報や確認体制は異なるため、自社の手順に置き換えて検討してください。

卸売業で「この商品を来週使いたい」と問い合わせが来た場合、AIには公開資料から商品説明を整理させます。在庫や配送可能日は担当者が業務システムで確認し、確定した内容を下書きに反映します。AIが作った「すぐに発送できます」という一文を、そのまま採用しない手順が必要です。

建設業の報告では、「資材待ち」「午後から別作業」といった短いメモを、上長が読みやすい順番に整理する使い方が考えられます。メモにない遅延理由や完了日まで補わせないよう、「不明な項目は未記入」と指示します。工事の安全性や施工の適否をAIに判定させる用途とは、別の取り組みとして扱います。

サービス業では、同じ案内を初回利用者と継続利用者に書き分ける用途があります。初回向けには予約方法を詳しく、継続利用者向けには変更点を先に書く、といった条件を渡します。元の条件を変えず、説明の順番と量を変える作業なら、内容を比較しやすくなります。

最初の1件を試す具体的な手順

まず、直近で実際に時間がかかった作業を一つ選びます。入力が認められた資料を用意し、完成済みの成果物も比較用に残します。初回は公開情報や架空の例だけで試すと、情報の持ち出しを伴わずに操作と出力を確認できます。

次に、「誰が読むか」「何を伝えるか」「資料にないことはどう扱うか」「出力の形式」を指示します。出力が出たら、元の資料に戻って数字、条件、未確定事項を照合します。修正が終わるまでの時間を記録し、普段の作業と比較してください。入力の準備にかかった時間も含めます。

最後に、直した箇所を一つずつ分類します。表現だけを直したのか、条件の抜けを補ったのか、事実の誤りを訂正したのかで、次の対応が変わるためです。表現の修正なら見本を追加し、条件の抜けなら指示を直します。資料が足りない場合は、別の資料を渡してよいかを確認します。

AIを使わないほうが早い場面も残す

毎回同じ短文を送るだけなら、定型文を登録する方法で十分な場合があります。決まった計算は表計算の数式、決まった条件での振り分けは既存システムの設定で処理できることもあります。生成AIを使う工程を増やすほど、確認が必要になる点も考慮してください。

選び方に迷ったら、AIを使った案と既存の方法を同じ入力で比べます。どちらが短い時間で必要な品質に到達するかを見れば、導入の理由を説明しやすくなります。製造業の受発注や営業資料については、製造業の事務・営業部門から始めるAI活用でも詳しく取り上げています。

まとめ

名古屋・愛知の中小企業が生成AIで効率化しやすいのは、文書作成、議事録や資料の要約、問い合わせ対応と社内の資料探し、営業や広報の文章づくりといった業務です。いずれも、くり返し発生し、型があり、人が確認できるという共通点があります。最初は一つの業務に絞って試し、効果を確かめてから広げるのが進めやすい方法です。

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