経理の仕事で生成AIを使える作業と使えない作業｜請求・経費・月次報告の例

経理の仕事は数字を扱うため、生成AIは使いにくいと思われることがあります。実際には、経理の仕事にも、規程を読んで説明する、報告書のコメントを書く、取引先へメールを送るといった文章の作業が多く含まれています。一方で、計算や税務の判断をAIに任せると、誤りに気づかないまま帳簿や報告に残るおそれがあります。

この記事では、経理の仕事で生成AIを使える作業と使えない作業を、請求・経費・月次報告の例で分けて説明します。結論は、AIには文章の作成と規程の確認を任せ、計算と最終判断は会計ソフトや表計算と担当者が受け持つことです。そのうえで、出力を確かめる手順を決めておきます。

使える作業と使えない作業の分け方

作業を分ける基準は、AIの出力が誤っていたときに担当者が見つけられるか、誤りが帳簿や支払に直接残るかの二つです。文章の作業は担当者が読んで直せますが、計算の結果は元の数字と照合しないと誤りに気づけません。

使えない作業でも、判断の材料を整理することにはAIを使えます。たとえば、迷う取引について、検討すべき観点を挙げてもらうことはできます。科目や税区分を決めるのは担当者で、判断に迷う場合は顧問の税理士に確認します。税務の取り扱いは国税庁の公式サイトでも確認できます。

仕訳の説明を書く

新しく経理に入った社員に仕訳を教えるとき、説明の文章をAIで下書きできます。自社でよく出る取引を例にすると、教える側も説明の抜けに気づけます。

経理の新人向けに、次の取引の仕訳の考え方を説明してください。
取引の内容は、事務用品を会社のクレジットカードで購入し、翌月に口座から引き落とされるというものです。
購入した日と引き落としの日で、それぞれ何を記録するかを、専門用語を減らして説明してください。
当社では事務用品を「消耗品費」、カードの未払い分を「未払金」で処理しています。

自社の科目の使い方を入力に含めると、説明が自社のルールからずれにくくなります。AIが一般的な説明として別の科目を挙げた場合は、自社のルールに合わせて直します。説明の文章は、経理の責任者が読んでから新人に渡します。

経費規程の確認に使う

社員から「この出張の費用は精算できますか」と聞かれたとき、規程のどこに書かれているかを探す作業にAIを使えます。規程の本文をAIに渡し、該当箇所の引用と回答案を作らせます。

次の経費規程をもとに、社員からの質問への回答案を作ってください。
回答には、根拠とした規程の条文番号と本文を引用してください。
規程に書かれていないことは「規程に記載がない」と答え、推測で補わないでください。
質問は「取引先との打ち合わせのあとに同行者と食事をした場合、精算できますか」です。
（経費規程の本文）

回答案を受け取ったら、引用された条文が規程の原文と一致しているかを確かめます。AIは条文の番号や表現を少し変えて引用することがあります。規程に記載がない場合の扱いは、経理の責任者が決めて回答します。社内規程の検索をAIで改善する方法は社内マニュアルや規程の検索をAIで改善する方法で説明しています。

月次報告のコメントを下書きする

月次の試算表をもとに経営者向けのコメントを書く作業も、AIで下書きできます。このとき、AIに渡す数字は、担当者が会計ソフトから出力して確かめた表にします。増減の理由も担当者が分かっている事実をメモで渡し、AIには理由を考えさせません。

想定例として、経理担当者が役員会向けの月次コメントを作る場面を考えます。担当者は、会計ソフトから出した試算表の主な科目について、前月と当月の金額と差額を表にまとめます。売上が減った理由は営業部に確認し、「大口の納品が翌月にずれた」とメモします。AIへの入力は次のようになります。

役員会向けに、今月の業績についてのコメントを300字程度で書いてください。
数字は下の表の値だけを使い、計算や四捨五入はしないでください。
増減の理由は、メモに書いた内容だけを使ってください。メモにない理由は書かないでください。
（科目、前月、当月、差額の表）
メモ: 売上の減少は、大口の納品が翌月にずれたため。広告費の増加は、展示会への出展のため。

出力を受け取ったら、コメントに出てくる数字を一つずつ表と照合します。メモにない理由や、「好調」「懸念」などの評価が足されていないかも確かめます。評価の言葉を入れるかどうかは、担当者と上長が決めます。

計算をAIに任せない理由

生成AIは、入力された文章の続きとしてもっともらしい文章を作る仕組みです。計算の結果も文章として出力するため、合計や税額が誤っていても、正しそうな形で表示されます。表の行が多いと、一部の行を読み飛ばしたまま合計を出すこともあります。

計算は会計ソフトや表計算で行い、AIには計算済みの数字を渡します。AIに表の数字を文章へ転記させる場合も、転記の誤りが起きることがあります。そのため、AIが作った文章の数字は、元の表と照合してから使います。AIの誤った回答に備える考え方はAIの誤回答（ハルシネーション）に備える設計でも説明しています。

請求まわりで使える場面

請求書そのものの金額は会計ソフトや請求書のシステムで作りますが、請求に伴う連絡文はAIで下書きできます。請求書の送付メール、入金の確認のお礼、支払期日を過ぎた取引先への確認の連絡などです。

支払期日を過ぎた取引先への連絡は、相手の事情が分からない段階で強い表現を使うと関係を損ねます。AIには「入金の確認ができていないことを伝え、行き違いの場合のお詫びを添える」と条件を指定すると、丁寧な下書きを作りやすくなります。金額、請求書番号、期日は、AIの出力に入れさせず、担当者が請求書を見ながら書き入れます。

出力を確かめる手順

AIの出力を使う前に、次の順で確かめます。

1. 数字を、会計ソフトの帳票や元の表と一つずつ照合する。
2. 規程や契約を引用している箇所は、原文と一致しているかを確認する。
3. 取引先名、人名、日付などの固有名詞が正しいかを確認する。
4. 入力にない理由、評価、約束が足されていないかを確認する。
5. 税務や法律の判断が含まれる場合は、税理士などの専門家に確認する。

確かめた結果、直した箇所を短く記録しておくと、どの作業でAIの誤りが出やすいかが分かります。誤りの多い作業は入力の指示を見直すか、AIを使う対象から外します。

入力しない情報

経理の仕事では、外部に出してはいけない情報を多く扱います。口座番号、社員の給与や個人の精算の明細、取引先との契約条件などは、会社が利用を認めたツールでも入力する範囲を決めておきます。必要な場合は、取引先名を記号に置き換えるなど、要点だけを渡します。確認の方法は社内の情報をAIに入力する前に確認することにまとめています。

まとめ

経理の仕事でも、仕訳の説明、経費規程の確認、月次報告のコメント、請求に伴う連絡文など、文章の作業には生成AIを使えます。合計や税額の計算、勘定科目や税区分の最終判断、支払の承認はAIに任せず、会計ソフトや表計算と担当者が受け持ちます。AIの出力は、数字の照合、引用の確認、固有名詞の確認、足された内容の確認の順で確かめてから使ってください。

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