建設業の事務でAIを使う方法｜日報・安全書類・見積説明の下書き

建設業の事務所では、現場から届く日報の整理、元請会社に出す安全書類、施主に渡す見積の説明など、書類の作業が毎日続きます。現場の担当者は日中に書類を作る時間が取りにくく、事務の担当者が手書きのメモや電話の内容をもとに清書することもあります。

この記事では、建設業の事務で生成AIを使える作業として、日報の整理、安全書類の下書き、見積説明の下書きを取り上げ、入力の例と確かめる手順を説明します。結論は、AIには文章を整える作業を任せ、人数・数量・金額・資格などの事実はAIに作らせないことです。図面や数量を扱う作業では、元の資料と照合する手順を先に決めておきます。

建設業の事務でAIを使いやすい作業

AIを使いやすいのは、元になる情報が手元にあり、それを決まった形の文章に整える作業です。反対に、現場の状況を判断する作業や、数量を拾い出す作業はAIに任せません。

事務作業全般でのAIの使い方は名古屋・愛知の中小企業が生成AIで効率化しやすい業務と始め方でも紹介しています。この記事では、建設業の書類に特有の確認点を中心に説明します。

日報を整理する

現場の担当者が移動中に話した音声メモや、走り書きのメモを、会社の日報の項目に並べ替える作業にAIを使えます。日報の項目は、日付、現場名、天候、作業内容、作業人数、使った機械、翌日の予定、気づいたことなど、会社の様式に合わせます。

想定例として、事務の担当者が、現場の担当者から届いたメモをもとに日報を作る場面を考えます。メモには「午前は2階の床下地、午後から雨で外部は中止、内装の職人さん3人、明日は外壁の続き、資材の搬入時間を確認」と書かれています。担当者がAIに渡す入力は次のとおりです。

次の現場メモを、日報の項目に並べ替えてください。
項目は、天候、作業内容、作業人数、翌日の予定、確認事項です。
メモに書かれていない項目は空欄のままにし、推測で埋めないでください。
人数や時間などの数字は、メモに書かれたとおりに書いてください。
メモ: 午前は2階の床下地、午後から雨で外部は中止、内装の職人さん3人、明日は外壁の続き、資材の搬入時間を確認

AIの出力を受け取ったら、事務の担当者は、作業人数がメモと同じか、メモにない作業が足されていないかを確かめます。天候の欄に「午前晴れ」と書かれていたら、メモには午前の天候が書かれていないため消します。最後に、現場の担当者に内容を確認してもらってから保存します。

安全書類の下書き

元請会社に提出する安全書類は、元請会社が指定する様式に沿って作ります。様式そのものや記入の決まりは元請会社ごとに異なるため、AIに様式を作らせることはしません。AIを使えるのは、作業手順書の手順の文章や、作業ごとの危険と対策の説明文など、文章で書く欄の下書きです。

内装工事の作業手順書の下書きを作ってください。
作業は、脚立を使った天井のボード張りです。
手順を順番に書き、手順ごとに考えられる危険と、その対策を一行ずつ書いてください。
使う道具は、脚立、電動ドライバー、ボードリフトです。
法令の条文や数値の基準は書かないでください。

AIの下書きは、一般的な作業の流れをもとにしています。現場の広さ、使う機械、作業の順番が実際と違えば、現場の責任者が直します。法令で決められた基準や手続きに関わる内容は、AIの出力をそのまま使わず、元請会社の指示や専門家に確認してください。

安全書類には、作業員の氏名、資格、健康診断の受診日、保険の加入状況など、事実を書く欄が多くあります。これらの欄はAIに書かせず、会社で管理している記録や本人の書類から担当者が転記します。作業員の個人情報を、会社が利用を認めていないツールに入力しないことも大切です。

見積説明の想定例

リフォームや改修の工事では、施主から見積の内容について質問を受けることがあります。見積書の項目名は専門用語が多く、施主には分かりにくいためです。見積に添える説明文をAIで下書きできます。

想定例として、営業事務の担当者が、外壁塗装の見積を受け取った施主から「下地補修と高圧洗浄は何のための作業ですか」と聞かれた場面を考えます。担当者は、見積書の項目名だけをAIに渡します。数量と金額は渡さず、説明文に数字が入らないようにします。

外壁塗装の見積を受け取ったお客様から、次の質問がありました。
「下地補修と高圧洗浄は何のための作業ですか」
見積書の項目は、足場の設置、高圧洗浄、下地補修、下塗り、中塗り、上塗り、足場の解体です。
お客様向けに、それぞれの作業の目的を、専門用語を減らして説明してください。
金額、数量、工期、保証の内容は書かないでください。

出力を受け取ったら、説明に出てくる項目名が見積書と一致しているかを確かめます。自社の施工方法と違う説明が含まれていれば、工事の担当者に確認して直します。「長持ちします」など、効果を約束する表現が入っていれば、会社として説明できる範囲に直します。提案書や見積の説明文を下書きする仕組みは提案書や見積もりの説明文をAIで下書きする仕組みでも説明しています。

図面や数量を扱うときの照合

図面の画像や数量表をAIに読ませる使い方もありますが、寸法や数量の読み取りには誤りが起きることがあります。数量の拾い出しはこれまでどおり担当者が行い、AIの出力に数字が含まれる場合は、次の表のように元の資料と照合します。

照合は、AIの出力を作った人と別の人が行うと、思い込みによる見落としを減らせます。人手が足りない場合は、作った人が時間を空けてから元の資料と読み合わせます。製造業の受発注で同じような照合を行う例は製造業の事務・営業部門から始めるAI活用でも紹介しています。

入力する情報の範囲

建設業の書類には、施主の氏名や住所、元請会社との契約条件、図面などが含まれます。図面は、元請会社や施主との間で取り扱いの決まりがある場合があります。AIに入力する前に、契約上の取り扱いと、会社が利用を認めたツールかどうかを確かめます。日報や見積説明では、施主名や現場の住所を伏せても作業は進められます。

事務所で試す順番

試すときは、事実の確認が簡単な作業から始めます。最初は近隣へのあいさつ文や打ち合わせ記録のように、元の情報と見比べやすい文章で試します。次に日報の整理に進み、現場の担当者に確認してもらう流れを作ります。安全書類と見積説明は、照合の手順と確認する人を決めてから取り入れます。

試した作業ごとに、直した箇所と、AIが足した内容を記録しておきます。数週間続けると、どの作業でAIを使い、どの作業で使わないかを社内で判断できます。

まとめ

建設業の事務では、日報の整理、安全書類の文章の欄、見積説明、近隣へのあいさつ文などの下書きにAIを使えます。人数・数量・金額・資格・保険などの事実はAIに作らせず、メモにない内容は空欄のまま残すよう指示します。図面や数量を扱う作業では、項目名、数量と単位、金額、図面の版を元の資料と照合してから使ってください。

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