LINEで見学会のリマインドと追客を仕組みにする方法｜工務店の配信の考え方

見学会の予約は入っているのに、当日になって来ない人がいる。見学会に来てくれた人に、その後どう連絡すればよいか分からないまま時間がたってしまう。工務店の見学会では、こうした悩みがつきものです。

家づくりは検討の期間が長く、見学会に来た人がすぐに契約を決めるとは限りません。そのため、見学会の前後に連絡を続けて、関係を保つことが欠かせません。この連絡のことを、住宅業界では追客と呼ぶことがあります。

この記事では、工務店がLINEを使って見学会のリマインドと追客を仕組みにするための考え方を紹介します。なお、LINE公式アカウントの機能や料金は変わることがあるため、導入するときは公式の情報を確認してください。

見学会のあとに連絡が途切れる理由

見学会のあとに連絡が途切れる理由の一つは、連絡の手段がはっきりしていないことです。電話は相手の都合を考えるとかけにくく、メールは読まれているかどうかが分かりにくいという面があります。

もう一つは、誰がいつ何を送るかが決まっていないことです。見学会の直後はお礼の連絡をしても、その後の連絡は担当者の判断に任されがちです。忙しい時期が続くと、連絡しないまま数か月がたってしまうこともあるでしょう。

LINEを家族や友人との連絡に使っている人であれば、メールより気軽にメッセージを開いてもらえる場面もあるでしょう。見学会の前後の連絡手段として、検討してみる価値はあります。ただし、相手にとって身近なアプリだからこそ、送る内容や回数には気を配る必要があります。

友だち追加をお願いするタイミング

ここでは、工務店のLINE公式アカウントを友だち追加し、案内を希望した人へ連絡する運用を想定します。お願いするタイミングは、相手の関心が高いときを選ぶとよいでしょう。

一つ目は、見学会の予約のときです。予約の確認画面や確認の連絡に、「当日の案内をLINEでもお送りします」と書いて友だち追加の方法を載せておくと、追加してもらいやすくなります。ホームページでの予約の受け方は、見学会の予約をホームページで受けるときのポイントで紹介しています。

二つ目は、見学会の当日です。受付でQRコードを見せ、「資料や次回のイベントの案内をお送りします」と伝えれば、その場で追加してもらえることもあります。友だち追加をしてもらうときは、どんな内容を送るのかを先に伝えておくと、相手も安心できるでしょう。

見学会の前はリマインドで来場につなげる

見学会の前には、リマインドの連絡を送ります。予約から当日まで日数があると、予定を忘れてしまう人がいるからです。

リマインドは、見学会の前日か数日前に送ると考えやすいでしょう。日時と場所、駐車場の案内、当日の連絡先を短くまとめて送りましょう。予定が変わった人のために、変更やキャンセルの連絡方法も書いておくと、空いた枠を別の人に案内できます。

リマインドの文面は、見学会ごとに一から書くより、ひな形を用意して日時や場所を入れ替えるほうが手間がかかりません。送る日時も、予約の日付からあらかじめ決めておくと、送り忘れを防げます。

見学会のあとは段階を分けて案内する

見学会のあとの追客は、段階を分けて考えると整理しやすくなります。たとえば当日か翌日にお礼の連絡、1週間後に見学会で話した内容に関わる資料の案内、1か月後に次のイベントの案内という流れです。

このように、友だち追加や来場をきっかけに、決めた順番と間隔でメッセージを送る方法をステップ配信と呼びます。一度流れを決めておけば、担当者が忙しい時期でも、決まった内容を決まった時期に届けられます。

送る内容は、売り込みより、家づくりを検討している人の役に立つ情報を中心にするのが基本です。土地探しの進め方、家づくりの流れ、施工事例の紹介などが考えられます。返信があった人には、担当者が個別に対応する流れにしておきましょう。

相手に合わせて配信を分ける

友だちが増えてくると、全員に同じ内容を送るのが合わなくなってきます。土地をすでに持っている人と土地を探している人では、知りたい情報が違うためです。

相手の条件や関心に合わせて、配信する相手を分ける方法をセグメント配信と呼びます。見学会の予約時やアンケートで、土地の有無や家づくりの時期を聞いておけば、配信を分けるときの手がかりになります。

配信を分けるときは、最初から細かく分けすぎないことも大切です。分ける数が多いと、用意する文面も増えて続かなくなります。まずは土地の有無など、二つか三つに分けるところから始めるとよいでしょう。

配信しすぎないためのルールを決める

LINEは身近なアプリであるぶん、配信が多すぎると負担に感じる人もいます。ブロックされると、その後の連絡が届かなくなるおそれがあります。

配信の頻度と内容について、社内でルールを決めておきましょう。たとえば全員への配信は月に数回までにする、売り込みの内容ばかりにしない、夜遅い時間には送らないといった決め方です。配信のたびに、読まれた数や返信の数を確かめ、反応が少ない内容は見直していきます。

見学会の前後に送る文面の例

予約した人に、LINEで当日の案内を受け取る希望を確認できているケースを想定します。次の文面は架空の見学会の例です。実際の日時、場所、連絡先に置き換え、配信の前に予約表と照合します。

前日の案内では、「明日○月○日10時から、完成見学会でお待ちしています。所要時間は約1時間の予定です。駐車場と会場への行き方はこちらをご確認ください。ご都合が変わった場合は、このLINEまたは案内に記載の電話番号へご連絡ください」と送る形が考えられます。

来場後のお礼では、「本日はご来場ありがとうございました。お話に出た玄関収納の事例をこちらにまとめています。ご家族で検討される際の参考になれば幸いです。追加で確認したいことがあればお知らせください」と、当日の関心に合わせた情報を添えます。

当日の会話を確認できていない場合は、興味を持っていたと決めつけず、一般的なお礼と質問の受付にとどめます。自動配信に個別の会話内容を入れるなら、担当者が確認した内容だけを使う手順が必要です。

予約と接客の状態に合わせて配信を止める

決めた日数で送る仕組みは便利ですが、相手の状況が変わったら予定も変える必要があります。予約をキャンセルした人に来場リマインドが届く、個別相談を始めた人へ初回来場の案内が届く、といった行き違いを防ぎます。

この状態は、担当者が記録するのか、予約システムと連携するのかを決めます。連携がない場合も、送信前に予約表と対象者を照合する手順を入れれば運用できます。友だち追加だけで予約者と自動的に結び付くとは限らないため、使用する仕組みで本人と予約の対応をどう確認するかを確かめてください。

個別の返信が来た後の担当を決める

配信した内容に質問が返ってきたら、担当者が読んで答える流れへ切り替えます。土地や予算、家族の事情などを詳しく尋ねる場合は、相手が話しやすい方法と範囲を確認します。自動配信の文面だけで会話を続けようとすると、質問と回答がかみ合わなくなることがあります。

担当者が休む日は、確認する人と返信の目安を共有します。「次回相談の日時を調整中」「資料を送付予定」といった次の行動を記録すると、別の担当者でも引き継げます。個別相談の間に通常の配信を続けるかも、社内で決めておきます。

運用を見直すときは、送信数だけでなく、予約の変更が事前に分かった件数、質問への対応、来場後の相談につながった経緯を確認します。反応が少ない場合は配信回数をすぐ増やさず、相手の関心と内容が合っているかを見ます。配信の種類や利用できる機能は契約するツールで異なるため、手動で行う工程も含めて導入前に確かめてください。

まとめ

LINEで見学会のリマインドと追客を仕組みにするには、まず関心が高いときに友だち追加をお願いします。そのうえで、見学会の前はリマインドを送り、後は段階を分けた案内で関係を続けることが大切です。友だちが増えてきたら相手に合わせて配信を分け、配信しすぎないためのルールも決めておきましょう。LINE公式アカウントの機能や料金は変わることがあるため、導入時は公式の情報を確認してください。

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