社内AIの利用ログをどう残すか｜記録する項目と見直しの進め方

社内でAIを使う人が増えると、「誰がどのくらい使っているのか」「顧客情報を入力した人はいないか」と管理者が気にする場面が出てきます。そのときに確かめる材料になるのが利用ログです。ただ、残す項目を増やすほど、管理の負担と情報漏えいの心配も増えます。

利用ログは、後から確かめたい問いに答えられる項目に絞って記録し、月に一度は見直して運用に生かすことが大切です。この記事では、記録する項目と残さない項目、保存期間、月次の見直し、問題が起きたときの調べ方を説明します。

利用ログで答えたい問い

項目を決める前に、ログを見て何を確かめたいかを書き出します。社内AIの運用では、誰が、いつ、どのツールを使ったかという問いがまず出ます。続いて、どのモデルや機能をどのくらい使ったか、社内の資料やシステムにつないだ機能で何を参照・操作したか、エラーや利用の拒否が起きたかを確かめたくなります。

これらの問いに答えられれば、利用状況の把握、費用の確認、問題が起きたときの調査の多くに対応できます。反対に、問いに結びつかない項目は記録しても見る機会がありません。

記録する項目と残さない項目

利用ログの項目は、次の表のように分けて考えます。使っているAIツールや管理画面で取得できる項目は製品ごとに違うため、公式の管理者向け資料で確認してください。

ログに残さない項目を決めておくと、後から「なぜ集めているのか」と聞かれたときにも説明できます。社内の利用ルールにログの項目を書く場合は、生成AIの社内利用ルールの作り方で示した項目と合わせて整理してください。

入力と出力の本文の扱い

入力と出力の本文を残すと、問題が起きたときに何を入力したかを確かめられます。一方で、本文には顧客の名前や社内の検討内容が含まれやすく、ログそのものが守るべき情報になります。

本文を残すかどうかは、本文がなければ答えられない問いがあるかで判断します。誤入力の確認が目的なら、本文をすべて残す代わりに、個人情報らしい文字列を検出したことだけを記録する方法もあります。本文を残す場合は、閲覧できる人を限定し、閲覧したこと自体も記録します。

従業員の利用内容を記録することは、事前に社内へ説明しておく必要があります。説明の内容や個人情報の扱いが法令に照らして適切かは、社会保険労務士や弁護士などの専門家に確認してください。

保存期間の決め方

保存期間は、ログの種類ごとに決めます。利用者・日時・利用量のような集計に使う項目と、本文や参照した資料の記録では、必要な期間が違うためです。

決めるときは、月次の見直しや年度の振り返りに使う期間、問題が見つかるまでに時間がかかる場合の調査期間、取引先との契約や社内規程で定められた期間を確認します。期間を過ぎたログを誰がどう削除するかも決め、削除した記録を残します。AIツールの提供元が保存する期間は会社の設定と別に定められていることがあるため、提供元の公式の情報も確かめてください。

月次の見直しの進め方

利用ログは、集めるだけでは運用に生かせません。月に一度、担当者が次の順番で見直します。

1. 部署ごと・機能ごとの利用量と、前の月からの変化を集計する
2. エラーや利用の拒否が多い利用者・機能を拾う
3. 本文を残している場合は、個人情報の検出などの記録を確認する
4. 気になる点は、決めつけずに本人や部署の責任者に事情を聞く
5. 聞き取った結果から、ルール、権限、案内のどれを直すかを決める

見直しの結果は、次のような項目で短く報告します。

利用量が急に増えた部署があっても、それだけで問題とは言えません。新しい業務で使い始めたのか、自動処理の設定に誤りがあるのかを確かめてから判断します。

情報システム担当が月次で見直す想定例

ここからは想定例です。従業員が数十名の会社で、情報システム担当が社内AIの管理画面から前の月の利用ログをCSVで出力します。CSVには、利用者、部署、日時、機能、利用量、エラーの有無が含まれ、本文は含まれていません。

担当者は表計算ソフトで部署ごとの利用量を集計し、エラーの多い機能を並べます。集計した表をAIに渡す場合は、利用者の名前を部署名に置き換えた表を使い、次のように依頼します。

添付の表は、社内AIの部署別・機能別の利用量とエラー件数です。
前月と比べて変化が大きい部署と機能を挙げ、
確認したほうがよい点を3つ以内で書いてください。
表にない原因は推測せず、「表からは分からない」と書いてください。

担当者は、AIが挙げた変化が表の数字と合っているかを集計結果で確かめます。資料検索の機能でエラーが続いていれば、その部署の閲覧権限の設定を確認し、必要なら利用者に状況を聞きます。

問題が起きたときの調べ方

社員から「顧客の情報を入力してしまった」と申告があった場合や、権限のない資料が表示されたという報告があった場合は、ログを次の順番で調べます。

最初に、申告や報告の内容を聞き取り、日時、利用者、使った機能を特定します。次に、その時間帯のログから該当する利用を探し、参照した資料や呼び出した操作、出力の共有や外部への送信があったかを確かめます。本文を残していない場合は、本人の記憶と画面の履歴を合わせて確認します。

調べた結果は、何が起き、どの範囲に影響し、何をしたかの順に記録します。誤入力があったときの初動は、シャドーAIとは？の後半でも整理しています。調査で設定の不備が見つかったら、同じことが起きないよう権限や利用ルールを直し、次の月次の見直しで直した結果を確かめます。

まとめ

利用ログは、誰が、いつ、どのツールで何を使い、どうなったかを追える項目から記録します。入力と出力の本文は必要性を確かめてから残し、閲覧できる人と保存期間を決めます。月次の見直しで気になる点を拾い、本人への確認を経てルールや設定を直す流れを作ると、ログを運用に生かせます。

e-GrantsのAIを使える社内インフラの構築では、社員がブラウザから使えるAIワークスペースと、安全に運用するためのインフラを構築します。利用ログの項目や見直しの進め方を含めて社内AIの運用を整えたい場合は、お気軽にご相談ください。一宮市・名古屋市・愛知県を中心に、オンラインで全国からご相談いただけます。